In unserem hektischem Alltag, in dem wir mit zahlreichen Aufgaben und Ablenkungen konfrontiert sind, ist es wichtig, effektives Zeitmanagement zu beherrschen, um produktiv zu sein und die Balance zu halten. Es gibt eine Vielzahl bewährter Zeitmanagement-Methoden, die dir helfen können, deine Zeit besser zu organisieren und deine Ziele effizienter zu erreichen.
In diesem Blogbeitrag werde ich dir 3 meiner Lieblingsmethoden vorstellen und du kannst dann herausfinden, welche für dich am besten geeignet sein könnte.
Die ALPEN-Methode ist eine nützliche Zeitmanagement-Technik, um deinen gesamten Arbeitstag zu strukturieren und deine Aufgaben zu planen und zu kontrollieren.
Der Begriff ALPEN steht für „Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle“. Beginne damit, all deine Aufgaben aufzuschreiben und schätze die Zeit, die du für jede Aufgabe benötigst. Dadurch lernst du deine Arbeitsroutine auch super kennen, was dir künftig bei der Wochenplanung sehr helfen wird. Plane ca. 40% Pufferzeiten pro Tag ein, um unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen abzufangen. Triff bewusste Entscheidungen darüber, wie du deine Zeit verwenden möchtest, und überprüfe regelmäßig deine Fortschritte und passe deine Planung gegebenenfalls an.
Eine der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden ist die Pomodoro-Technik. Dabei teilst du deine Zeit in Intervalle von 25 Minuten auf, in denen du dich vollständig auf eine Aufgabe konzentrierst, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Arbeitsphasen gönnst du dir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese Methode hilft dir, den Fokus zu behalten und die Produktivität zu steigern, indem du deine Arbeitszeit in gut handhabbare Abschnitte einteilst.
Ich bin selbst immer wieder erstaunt, wie schnell ich dadurch Aufgaben abgearbeitet bekomme. Es gibt auch mittlerweile passende Apps für den Pomodoro Timer oder du nutzt einfach deinen Handytimer.
Die ABC-Analyse ist eine effektive Methode, um Prioritäten zu setzen und Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu organisieren. So gehst du vor: Aufgaben mit einer hohen Wichtigkeit bekommen ein A, die von mittlerer Priorität ein B, die weniger wichtigen werden unter C einsortiert. Ziel ist es, ein ausgewogenes Verhältnis der Aufgaben in deiner Tagesplanung zu schaffen.
Tipp: Wenn du dir bei einer Priorität nicht sicher bist, frage dich mal, was passiert, wenn du diese Aufgabe nicht erledigst. Wir hängen viele Dinge viel zu hoch auf manchmal… 😉
Effektives Zeitmanagement ist entscheidend, um deine Zeit optimal zu nutzen und produktiv zu sein. Es gibt verschiedene Methoden, die dir dabei helfen können. Probiere die Pomodoro-Technik aus, um konzentrierte Arbeitsphasen mit kurzen Pausen zu kombinieren. Nutze die ABC-Analyse, um deine Prioritäten zu setzen. Und wende die ALPEN-Methode an, um deine Aufgaben zu planen und zu kontrollieren. Finde heraus, welche Methode am besten zu dir passt und integriere sie in deinen Alltag, um deine Zeit effizienter zu nutzen und deine Ziele zu erreichen.
PRO-TIPP: Du kannst auch Methoden miteinander vermixen. Priorisiere z.B. erst mit der ABC-Analyse und arbeite es dann mit der Pomodoro-Technik ab.
Es gibt noch ein paar weitere Zeitmanagement Methoden, mit denen ich gerne arbeite. In meinem 1:1 Structure Call schaue ich mir genau den Arbeitsalltag und die Persönlichkeit meiner Kundinnen an und empfehle dann die passenden Methoden. Diese sind bei jeder Kundin anders und nicht jede funktioniert für jede. Wenn du das gerne individuell zusammen mit einer passenden Wochenstruktur für dich ausgearbeitet haben möchtest und dir eine Expertin an deiner Seite wünschst, die mit dir die Blockaden löst, die dich an der Umsetzung hindern, buche dir gerne einen 90 Min Structure Call:
Anna Kühl
Virtuelle Assistentin und Projektmanagerin
